IT: Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Turun yliopisto 20014 TURUN YLIOPISTO
Rekisterin yhteyshenkilö
Turun yliopiston Digipalvelut: helpdesk@utu.fi
Yliopiston tietosuojavastaava: dpo@utu.fi
Rekisterin nimi
UTUshop IT-tuotteet
UTUshop Ohjelmistot
Rekisterin käyttötarkoitus
Tämä ilmoitus täydentää osaltaan UTUshopin yleistä Tietosuojailmoitusta.
Rekisterin käyttötarkoitus on UTUshopin asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely. Tietoja voidaan käyttää UTUshopin toiminnan kehittämiseen liittyen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Lähdejärjestelminä ovat käyttövaltuushallinnon järjestelmät (IDM, SAP).
Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- UTU-tunnus
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tiedot käsitellyistä tilauksista
Tietojen luovutus
Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja Turun yliopiston sisäiseen käyttöön sekä tuotteiden, palveluiden, tapahtumien ja koulutuksen markkinointiin. Rekisteriä ei luovuteta sivullisille.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää UTUshopin ylläpito-oikeuksia. Rekisteri sijaitsee yliopiston pääsyrajatulla palvelimella.
Rekisterin peruste
Rekisterin perusteena on työsopimus, opiskeluoikeus tai muu kirjallinen sopimus Turun yliopistoon, ja yliopistolain 2§ määrättyjen tehtävien mahdollistaminen. Käyttöoikeus loppuu työsuhteen, opiskeluoikeuden tai sopimuksen päätyttyä.
Tietojen säilytysaika
Sisältöä säilytetään kunkin käyttöoikeuden voimassaoloajan sekä 2 vuotta niiden päättymisen jälkeen, jolloin ne siirtyvät poistosykliin. Lokitietoja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella käyttäjällä on pääsyoikeus omiin tietoihinsa ja sisältöihinsä. Mikäli käyttöoikeus ei ole enää voimassa, tiedot voidaan luovuttaa hänelle sähköisesti.
Virheelliset tiedot oikaistaan. Mikäli virheellinen tieto on peräisin toisesta lähdejärjestelmästä, korjaus on tehtävä sinne.
Käyttäjällä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuksiin käyttää yliopiston palveluja tai suorittaa tehtäviä.
Käyttäjätunnustiedot poistuvat järjestelmästä jos ne poistetaan myös lähdejärjestelmistä.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.